Entenda a importância de um plano de gerenciamento de crise para a sua empresa

Entenda a importância de um plano de gerenciamento de crise para a sua empresa

O gerenciamento de crise nada mais é do que uma estratégia para evitar ou reduzir ao máximo os impactos negativos que um problema pode ter sobre o seu negócio.

Situações ruins costumam chegar sem aviso prévio, não é mesmo? E no cenário empresarial, elas podem assumir proporções que fogem do nosso alcance. E aí entra o papel do plano de gerenciamento de crise em mitigar os riscos e impactos causados por essas adversidades.

Isso significa que um bom gestor investe em saber quando e como agir. Cabe a ele perceber a magnitude e gerenciar o problema. No mundo corporativo, momentos críticos costumam afetar as pessoas e o negócio como um todo. Não é incomum a ocorrência de danos à reputação e perdas financeiras para a empresa.

Ou seja, estar preparado é a única maneira de enfrentar esses obstáculos – o que exige planejamento e conhecimento sempre atualizados. Só assim é possível reduzir as consequências provenientes dos conflitos inesperados e nada bem-vindos.

Entenda melhor!

 

O que é gerenciamento de crise?

Uma crise precisa ser encarada como uma ameaça para qualquer tipo de operação empresarial. O motivo é simples: se as suas consequências negativas não forem tratadas da maneira mais adequada, os danos à organização podem ser irreversíveis. E para uma empresa que atua com frota de veículos, não é diferente.

Existem vários motivos determinantes de instabilidades para os players desse segmento. Um exemplo bem claro é o fator combustível. Em se considerando apenas o ano de 2021, o Brasil já sofreu diversos aumentos no preço do diesel e da gasolina. De acordo com a CNN Brasil, a alta do petróleo no mercado internacional levou a mais um reajuste no início de julho.

Porém, existem outros fatores que interferem no desenvolvimento e rendimento de uma empresa ligada aos transportes. Entre eles podem ser citadas possíveis paralisações de motoristas, multas e apreensões, a falta de peças para manutenção ou o roubo de cargas.

Para responder a esse conjunto de interferências, o caminho é gestão eficiente. Um processo viabilizado a partir do plano de gerenciamento de crise, um documento que especifica os passos a seguir diante dos momentos negativos.

É uma ferramenta que envolve metas, assim como a criação de uma equipe emergencial voltada a discutir as estratégias e treinada para responder às emergências de forma ágil. Vamos explicar melhor como ele funciona!

 

Como elaborar um plano de gerenciamento de crise?

O plano de gerenciamento de crise tem como objetivo descrever os processos que a organização vai empregar para responder a uma situação crítica. Mas para que ele cumpra o seu propósito, deve conter algumas etapas, as quais vamos conhecer agora:

 

Formar uma equipe

Identifique os membros da equipe indicados para atuar no gerenciamento de crise. Na maioria das vezes, são gestores e líderes da empresa com a tarefa de tomar as decisões e montar o planejamento estratégico. Eles também vão definir os critérios determinantes de uma situação emergencial e em quais pontos a empresa pode ser afetada, a curto, médio e longo prazo. Nessa etapa, também é fundamental definir quem será o porta-voz a prestar esclarecimentos pelas ações.

 

Considerar as ameaças e realizar o monitoramento

Encontre ameaças para o seu negócio e considere o que pode ou não afetar a empresa. Não esqueça de monitorar essas questões com ferramentas específicas, como o Google Alerts, por exemplo. Ela serve para avisar quando um assunto do seu interesse está em alta na internet.

 

Listar etapas a serem executadas

Aqui você deve listar quem precisará ser notificado, em caso de crise, e como essa informação chegará a essas pessoas, bem como as ações e responsabilidades cabíveis a cada membro da equipe. Vale ressaltar que o gestor deve tomar cuidado para transmitir confiança e não gerar pânico.

Ter uma política clara de comunicação

Avise o que está acontecendo a todos e quais ações serão tomadas para solucionar o ocorrido. Também garanta que os stakeholders tenham em mãos as informações que precisam para reagir com agilidade perante a crise. Além disso, é fundamental ter uma equipe de comunicação formada por assessoria de imprensa e profissional de relações públicas, que saibam produzir dados claros, concisos e verdadeiros sobre os fatos. Desenvolva uma estratégia para postagem e respostas em redes sociais, visando minimizar o problema.

 

Aprender com os resultados

O planejamento de crise precisa considerar uma emergência que ainda nem existe e comportar seus diferentes momentos. Durante a situação delicada, temos as ações tomadas para minimizar os pontos negativos. Para o pós-instabilidade, se trata de prever como trabalhar com os resultados percebidos em todo o percurso. É interessante vislumbrar um bom grau de previsão, mas sem deixar de considerar o fato de que nenhum planejamento é perfeito. É fundamental aprender com a experiência, verificando o que deu certo e o que não surtiu efeito.

 

Treinar a equipe de crise

Implemente um processo para testar, pelo menos duas vezes ao ano, a eficácia do plano de gerenciamento de crise e não deixe de atualizá-lo regularmente. Isso inclui treinamento para que a equipe esteja preparada para lidar com os efeitos da crise, por meio de exercícios de simulações. Leve em consideração elementos como a troca de funcionários, novas tecnologias ou mudanças na empresa, os quais devem ser incluídos no planejamento.

 

Você também pode prevenir as crises!

Existem muitos riscos possíveis que podem desencadear um tsunami de problemas na sua empresa de transporte. Por isso, além de contar com um plano de gerenciamento de crise, a prevenção também é uma boa alternativa para fugir de muitas dores de cabeça.

São excelentes medidas preventivas:

  • Controle de cargas e pedidos de frete;
  • Uso de rastreadores para monitoramento a distância;
  • Realização de mapeamento das cargas;
  • Controle eletrônico da manutenção da frota;
  • Estudo de gerenciamento de risco em transporte de cargas;
  • Processo de seleção de motoristas e colaboradores;
  • Ciclo constante de treinamentos e atualização para motoristas e demais colaboradores;
  • Conhecimento da legislação básica de transporte de cargas;
  • Contratação e manutenção em dia de apólices de seguro.

 

Agora, você já sabe o que fazer quando algo inesperado acontece com a sua empresa da área de transportes, não é mesmo?! Então, não perca tempo e invista em um bom plano de gerenciamento de crise. É o melhor caminho para fazer a coisa certa, na hora mais apropriada, enfrentando as urgências com mais tranquilidade e assertividade!